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  舉辦會(huì)議需要明確的15要素
   
 
  發(fā)布日期:2009年06月09日 瀏覽( )次

 

        對(duì)于舉辦一個(gè)具有相當(dāng)規(guī)模會(huì)議的組織者來說,如何讓眾多的會(huì)議參與者在每一個(gè)環(huán)節(jié)諸如簽到、開會(huì)、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目中得到他們想得到的東西,同時(shí)又能關(guān)注到與會(huì)者一些意想不到的情況,比如突發(fā)的疾病、家庭危機(jī)或其他個(gè)人麻煩等。此外,還要解決隨時(shí)都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時(shí)到場(chǎng)、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢?作為一個(gè)專業(yè)的會(huì)議管理公司,我們提出以下一些建議供您參考。
  一、 確立明確的目標(biāo)<
  對(duì)任何一個(gè)商業(yè)公司而言,要想讓會(huì)議開得有價(jià)值,必須要有一個(gè)明確的目的。通過會(huì)議獲取所需,提供給與會(huì)者相應(yīng)的價(jià)值,并且能回報(bào)投資。
  二、 完善信息的采集與分析
  信息的收集極為重要,這其中包括了解客戶的需求(細(xì)節(jié)請(qǐng)看流程中附錄-客戶需求分析單)、了解會(huì)議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。
  三、 追求不斷的創(chuàng)新
  每一次會(huì)議都是對(duì)創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn),無論在內(nèi)容或形式上,不斷的創(chuàng)新能使每一次會(huì)議都充滿激情與樂趣。
  四、 制定周密的計(jì)劃
  無論是甘特圖還是進(jìn)度表,一個(gè)周密的計(jì)劃必須包括會(huì)議里所有的細(xì)節(jié),另外,保證定期的追蹤可以避免一個(gè)周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)理墻壁上的裝飾。
  五、 實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)管理
  在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理時(shí),一定要嚴(yán)格地對(duì)照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作,任何疏漏都會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的失敗。此外,現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力(參見14條)
  六、 結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)
  成功的會(huì)議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃;積極的談判和交流的技巧;規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理;優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會(huì)議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價(jià)值?什么是你公司的投資收益?與會(huì)者明年還會(huì)參加你的會(huì)議嗎?將這些答案匯總起來,應(yīng)用于下一次的會(huì)議計(jì)劃。
  七、 爭(zhēng)取優(yōu)秀,而不是完美
  無論會(huì)議大小與否,再好的會(huì)議計(jì)劃都不可能達(dá)到完美,最重要的事情是建議、設(shè)計(jì)和修正。
  八、 了解會(huì)議涉及的行業(yè)
  為了提供成功的會(huì)議管理,組織者必須了解會(huì)議所涉及的行業(yè),專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢(shì)等方面的內(nèi)容。
  九、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂
  保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù),千萬不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會(huì)議的品質(zhì),到最后損失最大的還是你自己。
  十、 記住、顧客永遠(yuǎn)是第一
  你的聽眾是你的顧客,他們會(huì)付帳給你,因此他們必須要感受和接受到價(jià)值,他們必須要體會(huì)到此次會(huì)議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要,請(qǐng)記?。侯櫩陀肋h(yuǎn)是第一重要的!
  十一、合理控制預(yù)算
  要學(xué)會(huì)分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會(huì)者收益。
  十二、最大限度地使用技術(shù)
  技術(shù)能給你很多幫助,自始至終地盡可能多使用技術(shù),使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù),但是,必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。(技術(shù)的運(yùn)用參看“多媒體會(huì)議包裝”)
  十三、清晰而明確的溝通
  清晰而明確的交流是整個(gè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。想象你是一個(gè)與會(huì)者,不了解內(nèi)部的計(jì)劃、程序或是后備工作,如何在最短的時(shí)間內(nèi)了解這一切呢?
  十四、成熟的危機(jī)管理
  針對(duì)不可預(yù)見的問題與可能的場(chǎng)景危機(jī),必須準(zhǔn)備好解決方案,將最壞的結(jié)果羅列出來,然后逐一提出解決方案。
  十五、提供足夠的價(jià)值
  為了滿足與會(huì)者的需求,一個(gè)會(huì)議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價(jià)值,無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)或經(jīng)銷商會(huì)議---內(nèi)容是關(guān)鍵,充實(shí)的內(nèi)容將使價(jià)值在會(huì)議中得以體現(xiàn)。

 
 
2018年03月19日
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